Синхронизация учётных данных 5 филиалов ФГУ «3 ЦНИИ Министерства обороны РФ»

Синхронизация учётных данных 5 филиалов ФГУ «3 ЦНИИ Министерства обороны РФ»

 

ФГУ «3 Центральный научно-исследовательский институт Министерства обороны Российской Федерации» осуществляет исследования в области разработки и создания вооружения, военной и специальной техники общего назначения.

Существовавшие проблемы

«3 ЦНИИ Минобороны России» включает в себя 5 территориально-удалённых структурных подразделений, не выделенных на отдельный баланс, консолидированная отчетность формируется в центральной бухгалтерии.

Ранее для ведения учёта в филиалах и центральной бухгалтерии использовались разные информационные системы. Учётные данные передавались в институт на бумажных носителях, где специалисты бухгалтерии дублировали хозяйственные операции структурных подразделений в своей бухгалтерской программе. Но при ручной обработке большого объёма информации регулярно случались ошибки, влиявшие на корректность учёта.

Кроме того, было необходимо автоматизировать проведение инвентаризации. Количество основных средств учреждения насчитывает более 15 тысяч наименований, и новая система должна была упростить и ускорить работу инвентаризационной комиссии и сократить количество расхождений.

Руководство учреждения приняло решение о переводе института на новую информационную систему, которая позволила бы синхронизировать и упросить обмен данными с филиалами.

Ключевые итоги проекта:

• Организована оперативная синхронизация учётных данных от 5 территориально-удалённых структурных подразделений института. Данные структурных подразделений автоматически загружаются в центральную бухгалтерскую базу.
• Оптимизирована структура бухгалтерской службы учреждения. Теперь каждый сотрудник центральной бухгалтерии является куратором по вопросам ведения учёта материальных ценностей для закрепленного за ним территориально-удалённого структурного подразделения. Это помогло усилить контроль за своевременным получением необходимой отчётности и улучшить координацию деятельности отделений.
• Оптимизировано проведение инвентаризации за счет интеграции системы с терминалами сбора данных. Теперь фактические данные автоматически загружаются в систему с мобильных терминалов. Это позволило существенно сократить временные затраты и исключить такие ошибки, как задваивание остатков, пропуск каких-либо наименований и т.п. Расхождения между данными системы и фактическими остатками основных средств практически сведены к нулю.

Результат

По завершении работ «3 ЦНИИ Министерства обороны Российской Федерации» прокомментировал результаты проекта: «Главная цель автоматизации бухгалтерского учёта достигнута в полной мере – была синхронизирована работа финансово-экономической службы института. Все проведённые работы в совокупности позволили сократить ошибки учёта и снизить нагрузку на бухгалтерию учреждения. Кроме того, созданная система позволяет выполнять в установленные сроки оперативные задания органов военного управления в части представления финансовой и бухгалтерской информации».