Обмен данными между «1С:БГУ 8» и терминалами оплаты в МИТХТ им. М.В. Ломоносова

Обмен данными между «1С:БГУ 8» и терминалами оплаты в МИТХТ им. М.В. Ломоносова

 

Московский государственный университет тонких химических технологий имени М.В. Ломоносова (МИТХТ) — один из старейших ВУЗов страны. Университет был открыт 1 июля 1900 года. В настоящее время в МИТХТ обучаются более 4500 студентов по 9 направлениям бакалавриата, 28 магистерским программам и 23 научным специальностям подготовки кандидатов и докторов наук. В университете работают более 400 преподавателей и 150 научных сотрудников, в числе которых более 120 докторов наук и профессоров. Функционирует 8 диссертационных советов по защите докторских и кандидатских диссертаций.

Бухгалтерия МИТХТ с 2011 года использует «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Область применения этого программного продукта в университете постоянно расширяется, позволяя автоматизировать всё больше задач бухгалтерского учёта. До недавнего времени сведения об оплате физическими лицами образовательных и других услуг поступали в бухгалтерию университета из банка в виде выписки, с приложенными к ней файлами расшифровки. Бухгалтерам приходилось вручную вносить в систему сведения об оплатах по каждому физическому лицу.

Число таких контрагентов в среднем составляло порядка 4000 человек, и большинство из них оплачивали по 3-5 услуг – обучение, проживание в общежитии, дополнительные курсы и другие услуги. Таким образом, ежемесячно требовалось вручную ввести в систему около 15000 записей. Это напрямую сказывалось на количестве потраченного времени коллектива бухгалтерии МИТХТ. Кроме того, денежные средства, которые студенты перечисляли через банк, очень часто не поступали на счёт университета и возвращались в банк через 10 рабочих дней из-за того, что не соблюдались требования по заполнению обязательных полей квитанций. В результате чего бухгалтерии МИТХТ приходилось постоянно обращаться в банк с целью уточнения платежей.

Специалисты Компании “СовИнТех”, сопровождающие МИТХТ им. М.В. Ломоносова, разработали для бухгалтерии университета программный модуль для двустороннего обмена данными между системой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» и терминалами приёма наличной оплаты, установленными в помещениях МИТХТ.

Теперь бухгалтерия университета производит начисления за оказанные услуги и с помощью нового модуля выгружает сведения о начислениях в терминалы оплаты. Физические лица могут ввести на терминале оплаты свой идентификационный номер, получить информацию о задолженностях и внести оплату, после чего информация из терминала автоматически загружается в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Бухгалтерии остаётся только автоматически сопоставить начисления по индивидуальному номеру физического лица, что гораздо быстрее, чем ввод данных вручную.

Результат

Можно выделить несколько очевидных плюсов от разработки программного модуля среди которых:
• Студенты оплачивают услуги в удобное для себя время в здании университета;
• Бухгалтерия может в режиме реального времени отслеживать своевременность оплаты услуг каждым физическим лицом и контролировать исполнение сметы доходов и расходов в рамках бюджета ВУЗа;
• Формирование регламентированной отчётности происходит гораздо проще и быстрее;
• Ошибки и ручные корректировки в программе практически исключены.

Королёва Л.С.

Дополнительный модуль зарекомендовал себя с самой лучшей стороны, а главный бухгалтер МИТХТ им. М.В. Ломоносова Королёва Лариса Сергеевна так прокомментировала результаты интеграции:

«Время обработки банковских документов сократилось на 80%. Теперь выписка из банка обрабатывается не более 3 часов в день одним сотрудником бухгалтерии, что позволило оптимизировать штатное расписание. Также в результате разработки и внедрения модуля удалось свести к минимуму потери от не начисления денежных средств из-за ошибок в заполнении квитанции».